优点：

1、节省档案储存空间，提高档案管理效率。利用档案柜排列的密集性，合理有效的利用档案室可利用的空间。通过智能自动管理提高档案管理的效率。

2、移动更加方便快捷。根据智能档案柜智能系统的工作原理，只需要按动档案柜柜体上的显示按钮或者是电脑操作指令，就可以自动打开关闭智能档案柜的架体。在某些特殊紧急停电的情况下，也可以通过摇动摇把来达到开关智能档案柜的目的。

3、智能档案的功能特点主要体现在智能软件系统控制上。通过高超的信息科技技术对智能档案柜的智能系统进行设计，完善系统的智能功能，可以进行数据库信息的上传下载、数据对接、管理后台控制架体、信息查询等等操作。给使用智能档案柜的客户以舒心、高效的使用服务。

缺点：

就是价格比较贵，因为智能档案柜的价格比起一般的手摇档案柜贵出不少。